Le mie dritte per organizzare al meglio la giornata

 Come dividere e annotare gli impegni, restare concentrati e perfino prendersi delle pause al momento giusto? Io uso queste dritte per organizzare al meglio la giornata.

Capita anche a voi di arrivare a fine giornata senza essere riuscite a fare tutto quanto avevate programmato? O di pensare che vi servirebbe una giornata di almeno 27 ore?
Inutile farsi prendere dall’affanno. Meglio organizzarsi.
Ecco allora un po’ di consigli che ho provato e che per me hanno funzionato per rendere le giornate più produttive.
Liste e appunti
Dividete le cose da fare in tre liste: giorno, settimana, mese.
Per il mese potete utilizzare la classica agenda, mentre per la settimana potete anche scaricare dal web dei planner già pronti. Qui, su Pinterest, ne trovate tantissimi pronti da stampare.

Per me la cosa più difficile da gestire sono sempre le cose da fare nella giornata.
Utilizzate un blocco per appunti e per ogni impegno indicate:
– l’orario (se c’è un momento preciso in cui farlo),
– in cosa consiste (meglio essere precisi, tipo “chiamare x per discutere progetto y”)

Se gli impegni sono tanti, non riempite fogli alla rinfusa: liste infinite creano ansia ed è obiettivamente impossibile realizzare mille cose.
Fate invece delle mini-liste di tre cose, procedendo per priorità.
Spezzettare una montagna in tanti sassolini è sempre un ottimo sistema.
Ultimate quelle tre cose, passate alle tre successive.
Altra cosa molto utile è annotarsi quanto tempo impieghiamo a svolgere quel compito.
Per esempio, se ogni mese dobbiamo dedicare del tempo a pagare ed archiviare bollette e fatture, stabiliamo quanto tempo ci serve e organizziamoci per metterlo in agenda.
L’aspetto tempo è importante: spezzettare un compito anziché dedicarcisi e portarlo tutto in una volta a termine richiede molto più tempo ed energie.
Un sistema che mi sembrava inutile e invece è utilissimo è la tecnica del pomodoro.
Il video vi spiega come funziona
Pause
Imparate a prendere delle pause: brevi per staccare la spina e ossigenare la mente, lunghe per fare un po’ di movimento. In questo post  vi parlo anche delle App utili per fare attività fisica.

Distrazioni
La concentrazione è la cosa più difficile, soprattutto con cellulari e social che ci tentano continuamente. Metti in silenzioso il telefono quando lavori e dedica tot minuti alla fine di ogni ciclo di lavoro a controllare le chiamate. Stabilisci uno o due momenti della giornata per i social e magari fai in modo che siano sempre quelli.

Tempi morti
Dedica spostamenti o tempi d’attesa (come la fila in Posta o in un ufficio) a fare quelle piccole cose che richiedono poco tempo e per cui non ne trovi mai: scrivere un messaggio a un amico, controllare una chat, metterti d’accordo per un appuntamento, …

Tecnologia
Se invece della carta preferite affidarvi alla tecnologia, imparate ad usare strumenti come Evernote   e a sincronizzare tutti i vostri dispositivi (pc, smartphone, I pad) e condividere gli appuntamenti di famiglia.
Google Calendar, per esempio (esiste sia per Android sia per Iphone ed è gratuito) è perfetto, perché si può invitare la persona con cui vogliamo condividere un impegno. Eccovi una Guida  per imparare ad usarlo bene. 
Per esempio, se ho un invito a cena da amici, invito anche Luca.

Mattino o sera?
Questo dipende un po’ da ciascuno di noi. Siete più efficienti al mattino? Allora organizzate in questi orari le cose più impegnative da fare e dedicate la sera a riordinare le idee e preparare le vostre to do list per il giorno dopo.

Ci sono cose che proprio non ami fare?
Io, per esempio, non amo fare la spesa. Ho risolto la cosa preparando dei menù settimanali, così so già qual spesa dovrò fare. Stampo il pdf e lo attacco al frigo.
E poi puoi usare siti e app per far arrivare la spesa da te, come supermercato 24 o anche Amazon, dove puoi acquistare anche i prodotti per la pulizia.

Cosa vi è sembrato più interessante? E voi avete altre dritte per organizzare al meglio la giornata? Scrivetemi!

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